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【事務職マニュアル】書類が混乱する時はそれぞれ置き場を作ってみよう

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Ayaです。

私は長年事務職をやってきたわけでありますが、共通して言えるのは紙が多くて混乱すること。

特にイレギュラー対応だったり、営業さんから仕事頼まれたりした時は場合によれば今やっている仕事を中断しなければならないことだってあります。

ほったらかしにしたことによって、それが仕事のミスに繋がることだってあるのです。

私が処理ミス多かったとき、あることをしたことによってミスの量は減らすことができました。

それは、それぞれの仕事を分類して置き場を作ってあげることです。

未処理・処理中・処理済の場所を作る

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仕事のミスが増えたことがきっかけで机周りを少し見直すことにしました。(写真参照)

今までは書類をほぼひとまとめにして、必要な物があればその書類の山から探していくことが多かったのです。

しかし、ひとまとめにしてしまうとその書類を探すのに時間をとらわれてしまいますし、焦ってしまうとそれこそ仕事のミスに繋がります。

その為、急ぎでないマニュアルや書類は引き出しに入れて机周りをスッキリさせて、机には今日やる仕事関係モノ以外は置かないようにしました。

そして、未処理の書類・処理中の書類・処理済みの書類の置き場所をそれぞれ作ってそこに置くようにしました。

私の場合ですが、

  1. 未処理の書類はボックスファイルに立てて置いておく。
  2. 処理中の書類は、机の上に置いておいてイレギュラー処理が発生したらクリアファイルに入れてふせんにどこまでやったか書いておいてわかるようにしておく。
  3. 処理済みの書類は、脇机に置いておき処理が一通り終わったらファイリングする。

といった感じで仕事をやっていました。

そうすることによって、頭の整理もできるようになり処理もれなどのミスは減らすことができたのと同時に、書類を探す時間も減らすことができました。

場所が作りづらいのであればファイルを活用する

しかし、今事務で働いている人の中では誰かと共用で机を利用するなどの理由で置き場所を作る事ができないという人も多いかと思われます。

そういった人は、紙製のボックスファイルを使ってみてはいかがでしょうか。

紙製であれば空になれば折りたためばいいので場所も取らないし最適です。

会社で買ってもらえれば一番いいのですが、無理であれば100均でも売っていますので。

下の写真みたいな感じでラベルを作りそこに書類を入れていく形でやっていけばいいです。(取引先など細かいところまではしなくてもいいと思いますがやっておけばかなりミスも減らせそうですね)

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あと、私は辞める1ヶ月前は机が無かったので(いじめではなく後任の人が座る事になったので)クリアファイルを利用して書類を分けていました。

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さいごに

事務職は臨機応変さと気配りが必要な職場でかなり慎重さが求められます。

最近、仕事のミスが多くてうまいこといかないなという人はぜひ今回紹介した未処理・処理中・処理済の場所を作って、頭が混乱しないようにして仕事を進めてみればいかがでしょうか。

ご参考までに。

本の資料は藤井美保代さんの「事務ミスゼロ」の仕事術から引用しています。

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